logo.gif Управление персоналом и расчет заработной платы
1985 - 2011 Все права защищены ООО"РБ Финкомплекс", Санкт-Петербург.
 www.fincomplex.spb.ru

Приказ "Прием на работу"

Приказ предназначен для отражения в информационной базе факта приема на работу физического лица.

ПРИМЕР

Приказом по ЗАО "Весна" от 09 апреля 2010 г. на постоянную работу в должности наладчика с окладом 15000 руб. в месяц с 07 апреля 2010 г. принят Иванов Иван Иванович (табельный номер 101).

Поскольку речь идет о новом сотруднике, то предварительно сведения об этом сотруднике необходимо занести в базу данных с помощью документа "Анкета" картотеки документов сотрудника.

Далее, для указания списка сотрудников, по которому будет сформирован приказ о приеме на работу, переместите курсор на панель контингента. Так как в рассматриваемом примере приказ формируется по одному сотруднику,достаточно в поле "Табельный номер" ввести табельный номер сотрудника (101).

После того как указан контингент, воспользуйтесь панелью управляющих дат для ввода расчетного периода ("Начало  периода" – 01.04.10, "Конец периода" – 30.04.10) и даты формирования отчета ("Сегодня" – 09.04.10).

Все необходимые параметры для формирования приказа введены. Выберите в каталоге "Текущие приказы" (или в каталоге "Типы приказов"), тип приказа "Прием на работу", с помощью которого в базе данных программы "Финкомплекс" будет отражен факт приема сотрудника на работу, и щелкните правой кнопкой мышки. На экране дисплея появится окно вспомогательного меню. В открывшемся меню выберите команду "Создать новый приказ" и щелкните левой кнопкой мышки.

vybor_organizacii_i_tipa_prikaza.jpg

Рис. Выбор организации и типа приказа в каталоге текущих приказов

В открывшейся форме приказа о приеме на работу часть полей окажется заполненной автоматически, это поле "Дата приказа" c датой составления приказа (09.04.10). В строке "Номер приказа" выдается сообщение "Авто номер", которое означает, что номер приказа по желанию пользователя может быть сформирован в автоматическом режиме. "Подпись руководителя", ответственного за отражение операции в информационной базе, и "Предприятие" могут быть выбраны из списка. Обращаем ваше внимание, что в случае необходимости вы можете откорректировать вручную поле "Дата приказа" и поле "Номер приказа".

forma_prikaza_priem_na_rabotu.jpg

Рис. Пример экранной формы приказа "Прием на работу"

После того как будут заполнены все поля заголовка приказа необходимо перейти к заполнению табличной части этого приказа. С этой целью переместите курсор на панель инструментов шаблона приказа, наведите курсор на кнопку knopka_zagruzit__sotrudnikov.jpg ("Загрузить сотрудников, определенных в контингенте" ) и однократным щелчком по левой кнопке мыши активизируйте данную функцию.

Появится дополнительное окно "Фильтр для сотрудников", позволяющее в случае необходимости сузить перечень сотрудников, выбираемых из базы данных. В рассматриваемом примере для загрузки конкретного сотрудника достаточно нажать на клавишу "ОК", чтобы перейти к заполнению табличной части приказа.

forma_prikaza_priem_na_rabotu_2.jpg

Рис. Экранная форма приказа "Прием на работу", готовая для загрузки данных о сотруднике из базы данных в табличную часть шаблона приказа

В рассматриваемом примере в табличной части экранной формы приказа "Прием на работу" появится только одна строка, так как в запросе на панели контингента указан табельный номер сотрудника. В этой строке представлены кадровые данные сотрудника, имеющиеся на момент осуществления запроса в базе данных. Недостающие данные, например, величину оклада сотрудника, нужно занести вручную при оформлении данного приказа.

forma_prikaza_priem_na_rabotu_3.jpg

Рис. Экранная форма приказа "Прием на работу" с загруженным контингентом

Для удобства ввода и редактирования кадровых сведений о сотруднике можно воспользоваться кнопкой преобразования строкового представления данных в вертикальную форму - knopka_preobrazovaniya_stroki_v_vertikal_nuyu_formu.jpg .

prikaz_priem_na_rabotu.jpg

Рис. Строковая информация табличной части приказа "Прием на работу" преобразована в вертикальную форму

В открывшемся окне "Редактирование строки" заполняем колонку "Значение" недостающей информацией. Например, в поле со списком "Должность" из справочника должностей выбираем должность, занимаемую сотрудником ("Наладчик"), а в строке "Оклад" указываем его ежемесячный оклад. С помощью кнопки "ОК" происходит сохранение введенных данных о сотруднике. Кнопка "Отменить" отменяет введенные данные.

После того как были введены все необходимые данные в поля приказа "Прием на работу" можно формировать печатные формы для данного приказа. Подведите курсор к пиктограмме ("Напечатать приказ") на панели дополнительных команд и щелкните левой кнопкой мышки. На экране появится окно дополнительного меню "Укажите вид отчета":

okno_ukajite_vid_otcheta.jpg

Рис.  Пример окна дополнительного меню "Укажите вид отчета"

В появившемся окне "Укажите вид отчета" подведите курсор к строке с наименованием "Приказ о приеме" и дважды щелкните левой кнопкой мышки. На экране вначале появится информационное окно, отражающее ход подготовки этого документа, а затем возникнет окно с печатной формой созданного приказа.

pechatnaya_forma_prikaz_o_prieme.jpg

Рис. Пример печатной формы приказа "Прием на работу". В нижней части экрана окно "Журналы" с предупреждающим сообщением о незаполненном поле "Подпись руководителя".

Если на этапе формирования печатной формы документа были диагностированы ошибки, допущенные на этапе ввода данных,то одновременно с выводом на экран подготовленного документа, система в окне "Журналы" выдаст предупреждающие сообщения. Например, в случае пропуска фамилии лица, ответственного за содержательную часть формируемого приказа, система в окне "Журналы" выдаст предупреждающее сообщение: "Приказ о приеме на работу. Нет первой подписи".

Для исправления обнаруженных ошибок необходимо вернуться в приказ "Прием на работу", отредактировать его и сохранить содержимое приказа в базе данных. Для сохранения приказа в базе данных воспользуйтесь на панели команд пиктограммой knopka_sohranit__prikaz_v_bd.jpg ("Сохранить содержимое приказа в базе данных").

После исправления обнаруженных ошибок печать приказа о приеме на работу формируется повторно.

Убедившись в правильности оформления приказа, закройте окно, в котором расположена печатная форма приказа. Продолжите работу с приказом: необходимо отправить его на обработку. Выполнение функции ("Отправить приказ на обработку") означает, что в соответствии с этим приказом будут внесены новые документы в картотеку сотрудника, с учетом которых впоследствии будет выполняться расчет заработной платы.

Если табличная часть шаблона приказа заполнена корректно, тогда в результате обработки приказа "Прием на работу" в графе "Сообщение" будет стоять отметка "Обработано" и в картотеке документов сотрудника автоматически будут созданы документы "Трудовой договор" и "Оклад" ("Тариф"), а в списке "Текущие приказы" появится строка с информацией о данном приказе.